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任何关于“最管理方式”的观点都会有应用设计师站出来反对，比如Things这款应用可以让你为每项任务设定截止日期，而Good Todo的创始人Hurst则谴责截止日期是一种对工作效率的自残方式，会使屏幕上闪烁着铺天盖地的逾期警告。

因此，不仅仅待办清单这个项目本身是固执己见的，它的制造商也是如此，但同时他们也对自己的问题保持着出奇的谦逊。与我交谈过的大多数应用程序开发人员都承认，他们的应用对于许多尝试的人来说都是没用的，也许他们的应用并不符合客户的思维方式。也许顾客本身就是一团糟，也许这些顾客本身的工作量就是不合理的。不管怎样，应用开发者都愿意承认他们的失败，负责OmniFocus客户服务的April Ramm有时甚至会向潜在客户推荐竞争对手的应用。

这种立场在应用界有点不寻常，对吧?很少有人会听到创始人坦率地承认，他们的应用可能无法满足用户的既定目标，而且还可能也不适合某些特定用户。

图片来自：Pexels

多年来，我一直坚持使用一个非常初级的待办事项系统。我用一张纸，或者电脑上的一个文档，列出我主要的工作领域(“WIRED专栏”、“家庭”等等)。然后在每个标题下写下我所有的任务。(在“连线专栏”下面写:“打电话给科学家谈研究。”)然后我会制定一个计划，并给所有的子任务编号。我还会经常从一个项目跳到另一个项目:比如，我的第一个任务是“家庭”下的第四项，第二个却是“连线专栏”下的第七项，以此类推。最后就这样通过我的清单列出计划。

至少我会尝试着去完成我的清单。有时，我的系统可以起到几天或几周的效果，但最终它都会膨胀成一份“羞耻清单”，我只好内疚地宣告失败。

我经常怀疑是不是因为我的待办系统在视觉上太混乱了，以至于我不得不反复浏览不同界面才能找到下一个任务是什么。那么，如果我可以一键让待办事项按照数字排列，这个问题是不是就解决了？

于是我决定自己开发这个应用。虽然我只是一个业余程序员，但我觉得我的编码水平足够完成这款简单应用的编写。

于是在一年前的一个晚上，我坐下来拆解重组了一个应用原型。令我欣慰的是，它的效果和我希望的一样。现在我有了一个可以快速排序和分解、编号的列表，这几个月来我每天都用它来帮我管理事项。各种项目来来去去：我写了很多文章，还处理了许多家务事，能拥有一款完全按照我的思维方式设计的工具感觉很好。

但问题是，这款应用并不能提高我的工作效率。我仍然在同样的时间里撰写着同样数量的文章，做同样的生活琐事。我发现自己依旧会被各种累积下来的任务包围，并螺旋式地走向失败。

现在这款应用确实在视觉上让我的待办事项变得更有条理了，但这并不能改变我的工作效率。在我写这篇文章的时候，我发现我地应用里充满了各种“羞耻清单”，我宣告失败,然后颤抖着拿出一张纸,换换脑子,写下少量我可以完成的事项。

我仍然在断断续续地使用我的应用程序。但构建它让我意识到一个关于待办事项应用的严峻事实，那就是即使是量身定制的、最个性化的版本也无法让我释怀。在与用户和程序员进行了几十次采访，并和他们探讨了我和他们的失败之后，我逐渐意识到，我们的问题不在于界面或列表的编制，而在于时间本身的特点，以及我们与时间的关系之上。

如果你让人们在这周内完成大量的工作，他们会说，不行，做不完。但如果你让他们在一年以后的一个星期内做同样数量的事情，他们会想，当然，我能做到。

我们对自己未来的工作能力往往有着过高的预期。卡尔顿大学研究拖延症的心理学家Tim Pychyl说:“现在的自己会影响未来的自己。”他认为，我们总把未来的自己当成另外一个人，一个可以做大量工作且从不拖延的人。这真的很奇怪，我们仿佛意识不到最终这件事情还是要我们“自己”来完成。

Pychyl的一个学生最近在做一个关于减少拖延的实验。这名学生让学校里的本科生们进行了一场有指导的冥想练习，让他们想象未来学期结束时的自己。Pychyl说，“你瞧，这些人对未来的自己产生了更多的同理心，可以减缓拖延症。”这些本科生们通过这个冥想练习意识到时间不是无限的，未来的他们也不是那个拥有超能力的陌生人，而是一样需要被保护的人。看来，为了让我们摆脱拖延症，我们需要努力解决地球上“时间有限”的这个难题。

这就是任务管理的黑色金属本质:每次你为自己写下一项任务时，你都在决定如何利用你所拥有的最不可再生的资源:生命。最终，每个待办清单都与死亡有关。(Ben Franklin 就写到：“你热爱生命吗? 那么就不要浪费时间，因为生命就是由时间组成的。”)

Bullet Journal是一种基于纸张的任务管理方法，其创始人Ryder Carroll用了更直白的存在主义术语：“每一项任务都是一种等待诞生的体验，当你以这种方式看你的任务列表时，就好像，这些美好将成为你的未来。(从欧洲文学哲学的角度来，意大利哲学家 Umberto Eco就说过:“我们喜欢各式各样的清单，因为我们不想死。”)

难怪我们会这么拖延!使用PowerPoint的死亡风险真的没有使用待办清单那么高。

考虑到生命是由时间组成的，任务管理大师们认为，仅仅是列出清单就已经很可怕了。正如Pychyl说的，我们总让自己超负荷地完成超出我们能力范围的事情，并创造出一份“羞耻清单”，因为我们意识不到自己的时间其实很少。按照这种思路，唯一的解决方案是使用一个本身由时间组成的管理系统:日历。

你要做的不是把任务都列在清单上，而是“计时法”，将每项任务都放在日历上。这样，你就能立即发现自己是贪多嚼不烂。乔治城大学的计算机科学家、 “深度工作”的权威人士Cal Newport可能是“计时法”最坚定的倡导者。Newport告诉我:“不可否认的是，如果做得好，计时法会打败列表法而成为最有效率的任务管理方法。时间迫使我们直接与死亡搏斗，那么自然而然我们就不会浪费时间了。

几位研究任务管理的研究人员告诉我，他们认为，“计时法”可以避免待办清单带来的问题。在一款待办清单应用Reclaim里有一个功能，利用AI估算完成每项任务所需要的时间，并在你的日程表上标记那个时间点。Reclaim的联合创始人Patrick Lightbody 说：“我们不仅会告诉你什么任务逾期了，我们还会告诉你哪些任务即将过期。”

其实你可能也已经想到了，其实“计时法”也并不能拯救你。你必须得培养出一种绝地武士般的能力，对自己的贪心说“不”。Salihefendić说，那些“真正喜欢”to-do-list的人其实都更倾向于在待办清单上少写一点任务，然后完成超出待办事项数量的任务，所以他们才是最有效率的。

因此，很多任务管理学者认为，最好的效率工具根本不是数字化的，而是纸质的。

因为纸会迫使你反复地重写任务。比如，你需要把上周所有未完成的任务转移到本周的任务清单上，或者划掉并重写日历上的待办事项。我自己编写的效率应用以失败告终的时候，我就是这样做的。Carroll告诉我：“反复地做出同样的选择会让你在人生中第一次思考‘我为什么非要做这件事不可?’” 纸质清单的不便之处恰恰可以帮助你理清思路。在纸上列清单是对生活的一个异常贴切的隐喻:完成任务是要付出努力的，时间被填满的速度比你想象的要快。

纸张的用处切中了待办任务管理的真正核心。当然，应用程序、待办清单和日历都可以帮助我们整理出任务的优先级，但我们只能依靠自己来理清我们的最终目标是什么。限制欲望从哲学上来讲是痛苦的，每一份待办清单都仿佛一场中年危机，充满了各种未能被兑现的承诺。所以，在每周的总结中学会剔除那些你永远都不会去做的事情是至关重要的，但我们害怕这样做，因为它提醒我们能力的有限性。因此，我们脆弱的心灵会觉得建立一份羞耻、恐慌和逃避的清单比承认自己的局限容易得多。

这就是待办清单软件的独特之处。我们在工作中使用的大多数工具都是为了与他人沟通的。所有的短信，所有的文档，所有的电子邮件——都是为了和其他人交谈、为他们记录事情、或者试图说服他们。但待办清单不同，它最终只不过是一场说服自己的尝试。

译者：扣人心

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